Chronique

L’indispensable efficacité des adjointes

Je l’ai toujours su parce que je le constate plusieurs fois par semaine et depuis longtemps déjà. Les adjointes administratives sont absolument indispensables au succès du ou de la PDG qu’elles assistent. Leurs tâches et leurs fonctions dépassent largement la prise de rendez-vous ou la mise à jour de l’agenda. Elles jouent en fait un rôle essentiel pour les entreprises dans lesquelles elles occupent une place tout autant logistique que stratégique.

Si je vous parle aujourd’hui de la grande considération que j’ai pour les adjointes administratives de PDG ou autres hauts dirigeants, c’est que la firme de placement temporaire de professionnels de bureau OfficeTeam vient de dévoiler les résultats d’un sondage réalisé auprès de 600 présidents d’entreprises canadiennes de 20 employés et plus pour connaître l’évaluation qu’ils font du travail de leurs adjoints administratifs.

Remarquez que dans ses communications OfficeTeam utilise le terme « adjoints administratifs », donnant ainsi préséance au masculin, alors que dans la vraie vie ce sont presque exclusivement des femmes qui occupent le poste d’adjointe au président.

Personnellement, j’ai rencontré dans ma vie des centaines de PDG, mais je n’en ai croisé aucun qui avait un homme comme adjoint administratif. 

Ce sont toujours des adjointes qui les assistent et j’ai remarqué que la grande majorité de ces aides précieuses occupent leurs fonctions depuis de longues années.

Cela dit, les résultats du sondage sont probants et confirment le caractère indispensable et surtout précieux du rôle que jouent dans l’ombre les adjointes administratives. Regardons un peu les faits saillants de cette étude révélatrice : 

— Les PDG estiment que les efforts professionnels que déploient leurs adjointes leur permettent de gagner 101 minutes de productivité par jour, soit l’équivalent de plus d’une journée entière de travail par semaine.

— Cent pour cent des hauts dirigeants considèrent que leur adjointe constitue un facteur important de leur réussite.

— Trois dirigeants sur quatre affirment que les responsabilités de leur adjointe administrative ont augmenté au cours des cinq dernières années.

— Enfin – donnée importante compte tenu de ce qui précède – , 64 % des adjointes de PDG disposent maintenant de possibilités de croissance professionnelle plus prometteuses qu’il y a cinq ans.

Cette dernière donnée n’est pas négligeable, surtout dans les grandes entreprises où les PDG enregistrent des salaires de plusieurs millions par année, salaires qui de surcroît sont assortis de multiples bonis.

Si c’est grâce à leurs adjointes que les PDG réussissent à optimiser leur productivité de 20 % par semaine, il serait dans l’ordre des choses qu’elles bénéficient d’une fraction des bonifications qui leur sont accordées.

Implication optimale

Chose certaine, le rôle d’adjointe administrative déborde largement celui de simplement assister le PDG. La connaissance intime qu’elles acquièrent du fonctionnement, des us et coutumes et des besoins immédiats de l’entreprise les amène à réaliser des tâches qui n’ont rien à voir avec une description de poste traditionnelle.

Cette réalité est plus largement observable dans les plus petites entreprises où le président fondateur est souvent occupé à régler mille et un problèmes.

Les PDG qui ont répondu au sondage confessent que leurs adjointes sont appelées à réaliser des tâches diverses et variées telles qu’analyser des données et repérer des clients potentiels pour l’entreprise, former des collègues, sélectionner des curriculum vitae, encadrer de nouveaux employés et même « rattraper un camion de messagerie afin de récupérer un colis manquant » !

Mais il reste que l’adjointe agit le plus souvent comme pivot de l’entreprise. C’est elle qui sait faire le filtre des appels et des demandes de rendez-vous en fonction de sa connaissance des priorités de son patron.

Personnellement, quand je veux réaliser une entrevue avec un PDG, je ne passe jamais par les services de relations publiques des entreprises. Je communique plutôt avec l’adjointe du dirigeant, qui est pleinement capable de mesurer la pertinence de transmettre ou non ma requête à son patron.

Chose certaine, il s’établit avec le temps une réelle symbiose entre un PDG et son adjointe, et le meilleur exemple pour illustrer cet état de fait est l’association qui dure depuis maintenant 40 ans entre Laurent Beaudoin, de Bombardier, et son adjointe Marie-Claire Simoneau qui, à 72 ans, est toujours fidèle au poste pour épauler son patron. C’est ce qui arrive quand l’efficacité devient indispensable.

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